יישום טכנולוגיית rfid באיסוף חכם וזיהוי מסמכים

טכנולוגיית זיהוי תדרי רדיו RFID תופסת בהדרגה את המקום של ניהול ידני של מסמכים, זיהוי אוטומטי מספק נוחות רבה. על מנת לממש את הניהול של כל מיני משאבי מסמכים ומשאבי ארכיון במהירות, יש צורך להזין ולנהל את הקבצים באמצעות תגי RFID. הניהול המושכל של RFID מפחית את עומס העבודה המייגע של המנהלים, ובכך מקטין את הוצאות כוח האדם בארכיונים ומפחית את העלות. RFID משמש באיסוף וזיהוי מסמכים חכמים.

באמצעות השילוב של טכנולוגיית זיהוי אוטומטי RFID וטכנולוגיית תוכנת מחשב, התג האלקטרוני RFID משמש כאמצעי אחסון המידע ומודבק על תיק העבודות, המידע הבסיסי ורשומות ההחזרות של הארכיונים מאוחסנים בשבב RFID, וקריאת ה-RFID וציוד כתיבה משמש לשיתוף פעולה עם מערכת ניהול מסדי הנתונים ברקע למימוש ניהול המידע של תהליך העבודה של שאילה, החזרה, חיפוש ועריכת מלאי של ארכיונים.

היתרונות של יישום טכנולוגיית RFID בניהול מסמכים.
1. מיקום מהיר ומדויק: מפת הפיזור הגיאוגרפית של כל חדר המסמכים מאוחסנת על ציוד הבדיקה הנקודתית הנייד, וציון המיקום הגיאוגרפי יבוצע למסמכים להשגת פעולת חיפוש וארכיון מהירה.

2. מלאי קל: השימוש בציוד בדיקת RFID יכול להשלים במהירות מלאי מסמכים, בדיקת שגיאות, מדפים ועבודות אחרות, להפחית מאוד את עומס העבודה של הספרנים בו זמנית יכול לשפר את יעילות ניהול המסמכים, להפחית את שיעור השגיאות בעת ההשאלה והתיוק.

3. רישום מדויק של פרטי המסמכים: מפעיל המסמכים, הלווה, ההלוואה וההגשה נרשמים אוטומטית על ידי המערכת כדי למנוע טעויות ידניות תוך הבטחת דיוק הנתונים המקוריים של מערכת המידע לניהול המסמכים. ויכול לספק שאילתה בזמן אמת של מצב המסמך, הדפסת דוחות.

4. השאלת מסמכים אצווה וניהול רישום תיוק: ניהול מסמכים הוא משימה מאוד מסובכת, עם פחות מנהלי מסמכים ויותר אנשים שמחפשים מסמכים שאולים. טכנולוגיית RFID משמשת למימוש המודרניזציה והאוטומציה של ניהול מסמכים, להגביר את יעילות העבודה ולהפחית את עוצמת העבודה של מנהלי מסמכים, ולעזור לספרנים לממש אוטומטית השאלת מסמכים אצווה, ארכיון ורישום.

5. ניתן לשנות מידע אחסון תגי RFID של מסמכים באופן חופשי: לתגים אלקטרוניים קיבולת נתוני גישה גדולה, וניתן לשנות מידע אחסון באופן חופשי, דבר שנוח לתכונות מסמכים וניהול מידע אחר.

מערכת ארכיונים חכמה RFID תיצור מידע תעודת זהות אלקטרונית עבור כל קובץ, המממשת את הפונקציות של ניהול מעקב אחר התהליך, מיקום קבצים, מלאי אוטומטי של קבצים, ניתוח חכם וכן הלאה, מה שמייעל מאוד את תהליך ניהול הקבצים ומפחית את עומס העבודה. היישום של טכנולוגיית RFID מהווה גשר טוב בין ניהול קבצי נייר לניהול ארכיון של מידע אלקטרוני.